Donnez la priorité aux participants dans la conception de la conférence

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Crédit: Adapté de VictoriaBar / Getty

Imaginez ceci: il est 7 h 30 et les participants à la conférence sont à peine réveillés. Le café à la main, ils clignent des yeux quand ils entrent dans la pièce. Des rangées de chaises mènent à une scène éloignée et de grands écrans affichent les diapositives du haut-parleur.

Une heure de diapositives remplies d'informations passe à la suivante et l'attention commence à s'estomper. Les étudiants regardent avec impatience et se demandent comment ils parviendront à entrer en contact avec des personnalités académiques cinq minutes après chaque présentation.

Semble familier? Les conférences ont pour but de diffuser efficacement l'information à de grandes cohortes, mais cette information est-elle conservée? Les participants sont-ils engagés? S'amusent-ils?

Selon le, une autorité en développement du leadership et en éducation qui a des campus dans le monde entier, 90% des apprentissages ont lieu dans des environnements informels., telles que des conversations informelles autour d'un café. Maximiser de telles opportunités lors de conférences peut améliorer la communication scientifique et la mise en réseau. Mais il ne suffit pas de fournir simplement du temps libre non structuré ou une réception en soirée. Des stagiaires et des professeurs débutants aux professeurs expérimentés, beaucoup de gens ne se sentent pas à l'aise pour approcher ceux qu'ils perçoivent comme étant plus âgés. Les possibilités de réseautage structurées, telles que les repas ou les pauses-café, devraient inclure des discussions à thème dans lesquelles les participants débutants sont encouragés à parler en premier.

Les organisateurs de la conférence pourraient intégrer ces opportunités en mettant en place des tables circulaires avec des sujets de discussion. Armés d'une liste de ces sujets, les participants s'asseyaient dans des groupes partageant les mêmes intérêts et ayant des niveaux d'expérience différents – décomposant les dynamiques de pouvoir perçues. Les introductions peuvent inclure le niveau de stagiaire ou le rang du corps professoral, et les participants seniors peuvent encourager les participants débutants à entamer les discussions.

Les conférences scientifiques bénéficieraient également des mises à jour de leur conception structurelle. La «conception centrée sur l’être humain» est un processus structuré d’élaboration de solutions viables à un problème donné. Il a été popularisé par, qui utilise un programme d'enseignement supérieur axé sur la résolution de problèmes collaborative et stratégique. Cette approche place les personnes, ou les "utilisateurs" d’une solution donnée, au premier plan des discussions afin de s’assurer que les solutions répondent aux besoins des personnes concernées par le problème. Il intègre des étapes initiales clairement définies pour reconnaître et comprendre ces personnes.

Par exemple, les organisateurs peuvent commencer la conférence en donnant aux participants un exemple ouvert de problème et en leur demandant de formuler les réponses possibles, les pensées et les sentiments d'une population cible. Enregistrer et analyser ces idées permettrait au groupe de concentrer ses efforts sur la résolution de problèmes. Ils pourraient ensuite affiner la définition du problème avant de développer des solutions. Les cycles suivants d’idéation, de prototypage et de test, qui peuvent être itérés autant de fois que nécessaire, s’appuient sur les perspectives de tous les participants pour identifier une ou plusieurs solutions optimales. La conception centrée sur l'humain pourrait être utilisée pour dépanner les structures de conférence actuelles ou comme base pour développer de nouvelles structures.

Voici quelques suggestions à l’intention des organisateurs de la conférence, basées sur une réflexion de conception centrée sur l’être humain, afin de réinventer les conférences dans le souci de garder les participants engagés:

Changer les sièges. Placez les participants à des tables circulaires au lieu de s’aligner, et indiquez une heure de discussion et de retour d’information au cours des séances.

Définir les attentes pour un discours ouvert et inclusif. Essayez de laisser la personne la plus jeune d'un groupe donné parler en premier. Cela donne aux stagiaires la possibilité de prendre des initiatives et d’aider à orienter la discussion.

Alternez des chefs expérimentés et des stagiaires inexpérimentés en groupes. Cela supprime les «sièges du pouvoir» à l'avant de la salle, occupés par des délégués expérimentés et vocaux et des stagiaires à l'arrière.

Prévoyez suffisamment de temps pour les commentaires individuels et collectifs. Fournir du temps et du matériel pour les commentaires écrits, au lieu des questions et réponses habituelles au microphone, permet aux participants d’absorber de nouvelles informations et d’offrir des commentaires d’une manière moins conflictuelle.

Utilisez des cartes ou des notes autocollantes pour des commentaires anonymes. Là encore, cela réduit la dynamique de pouvoir et la menace de rejet que craignent de nombreux stagiaires lorsqu’ils critiquent les points de vue de collègues plus expérimentés.

Imaginez ceci: il est 7 h 30, mais tout le monde est éveillé, impatient de poursuivre la discussion d’hier. Les présentateurs reçoivent des commentaires avec de nouvelles perspectives et idées pour les projets futurs. Après les conversations difficiles pour vous connaître, de nombreux groupes se sont si bien connectés qu'ils ont passé leur temps libre ensemble. Tout le monde part demain, mais ils partiront enthousiasmés par leurs recherches et par de nombreuses nouvelles connexions.

Ceci est un article de Nature Careers Community, un lieu de rencontre pour La nature les lecteurs à partager leurs expériences professionnelles et leurs conseils. Les messages d'invité sont encouragés. Vous pouvez contacter l'éditeur à l'adresse naturecareerseditor@nature.com.

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