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Nous savons tous à quoi ressemble une mauvaise réunion.
Vous êtes sur le chemin de la salle de réunion, mais vous n'avez aucune idée de la nature de la réunion.
Vous êtes dans la réunion en vous demandant: "Pourquoi suis-je ici?"
La conversation s'accroche aux détails ou est complètement détournée.
Les gens regardent leur téléphone ou travaillent sur leur ordinateur portable pendant la réunion.
La réunion semble s'éterniser, même si elle devait se terminer il y a 20 minutes.
Il y a beaucoup de monde dans la salle, mais pas les décideurs.
Après la réunion, vous ne vous sentez pas plus près des réponses que vous cherchiez.
Vous quittez la réunion sans savoir si quelque chose a été décidé.
Il existe des moyens de lutter contre ces problèmes. Organiser des réunions efficaces est une compétence qui peut vous servir tout au long de votre carrière. Voici un guide en 11 étapes pour le faire.
1. Avez-vous besoin d'une réunion?
Avant d'organiser une réunion en personne, demandez-vous si vos objectifs peuvent être atteints plus facilement avec un courrier électronique ou un appel téléphonique. Si tel est le cas, évitez d’organiser une réunion – protégez votre temps et celui des autres.
Avant la réunion: fixez les attentes
2. Définir l'objectif
La première étape d’une bonne réunion consiste à définir l’objectif de la réunion – le «pourquoi». Cela aidera à garder la discussion ciblée et aidera à mesurer le succès de votre réunion.
Si vous êtes certain qu'une réunion est nécessaire, déterminez son objectif. La plupart des réunions appartiennent à l'une des quatre catégories, chacune ayant un objectif distinct:
Prise de décision: le but est que les décideurs en viennent à une conclusion qui mène à l'action, telle que la décision de changer de structure expérimentale.
Partage d'informations: l'objectif est de sensibiliser une équipe plus large, par exemple en partageant vos dernières données expérimentales.
Résolution de problèmes: l’objectif est de faire appel à des sources de conseil et à l’élaboration d’un plan reposant sur ces connaissances, par exemple en discutant des moyens d’optimiser une installation expérimentale.
Discussion: le but est d'échanger des points de vue sur un sujet, par exemple en discutant des implications d'un article récemment publié.
3. Fixer un agenda
Les discussions vagues sur un sujet donnent rarement des résultats, et un ordre du jour vous assurera de couvrir les aspects spécifiques nécessaires pour atteindre l'objectif de votre réunion. Dans le même temps, il informera et définira les attentes des participants. C’est le «quoi» de votre réunion.
Votre ordre du jour pourrait ne comporter que quelques éléments. C’est parfaitement bien tant que le lien entre chaque point de l’ordre du jour et votre objectif souhaité est clair; gardez vos objectifs spécifiques et déclaratifs.
4. Soyez bref
Vos réunions devraient être aussi longues que nécessaire mais aussi brèves que possible. Réservez cinq minutes à la fin pour résumer les discussions et convenir des prochaines étapes.
5. Obtenez les bonnes personnes dans la salle
Avant d'envoyer une invitation, prenez le temps de déterminer qui devrait assister à la réunion. Il est tentant d'être inclusif, mais parfois, la présence de plus de personnes dans la salle rend les réunions plus difficiles. Pensez au nombre minimum de personnes dont vous avez besoin pour atteindre l'objectif de la réunion. Assurez-vous que les personnes qui sont essentielles à votre réunion connaissent leurs rôles.
6. faire circuler les matériaux
En plus d'envoyer une invitation précisant l'objectif et l'ordre du jour de la réunion, distribuez les documents pertinents au moins un jour avant. Recevoir les documents à l'avance permet aux participants de se préparer à la discussion et leur permet de leur rappeler la réunion et ses objectifs.
Pendant la réunion: gardez le focus
7. Commencez à l'heure, finissez à l'heure
La gestion du temps est un aspect essentiel de la gestion de réunions productives. Commencez et terminez votre réunion à l'heure, et gardez un œil sur l'ordre du jour et l'horloge.
8. Guider la discussion et gérer les perturbations
Diriger la discussion et gérer les perturbations sont probablement les aspects les plus difficiles de la gestion d'une réunion, surtout si vous n'êtes pas la personne la plus âgée de la salle. Votre rôle est de garder la discussion ciblée afin que vous puissiez atteindre vos objectifs.
Une technique utile pour orienter une discussion consiste à capturer les points importants sur un tableau et à les marquer comme points de l’ordre du jour ultérieurs ou à les signaler lors d’une réunion de suivi. Vous pourriez dire: «Cela va au-delà de ce dont nous sommes ici pour discuter aujourd'hui. Laissez-moi le noter au tableau lors de notre prochaine réunion. »De cette façon, vos participants se sentiront reconnus, mais vous ne les laisserez pas détourner de la route ni perturber votre réunion.
9. Résumer les décisions et les prochaines étapes
Assurez-vous de prendre des notes tout au long de la réunion. Il peut être utile d’imprimer votre présentation de manière à pouvoir capturer les principaux points de discussion à mesure qu’ils se présentent. Terminez à la fin en résumant les points principaux et les décisions, ainsi que les prochaines étapes sur lesquelles vous vous êtes mis d’accord.
Après la réunion: gérer le suivi
10. Diffuser le compte rendu de la réunion
Vos notes de réunion serviront de base à un compte rendu qui sera distribué aux participants, résumant les points de discussion, les décisions prises, les prochaines étapes et les sujets réservés aux discussions futures. Pour les prochaines étapes, assurez-vous d'inclure la personne responsable ainsi que la date limite convenue. Une meilleure pratique consiste à diffuser le compte rendu dans les 24 heures suivant la réunion pour maintenir l’élan. Si rien n’est écrit, les résultats d’une réunion peuvent disparaître.
11. Suivi des points d'action
Dernier point mais non le moindre, effectuez un suivi individuel sur les actions à prendre si nécessaire.
Même si vous n'êtes pas responsable de la gestion des réunions, le partage de certains des points ci-dessus avec vos collègues ou l'utilisation de ces directives pour lancer une discussion peut être la première étape pour rendre les réunions plus efficaces dans votre groupe de recherche.
Ceci est un article de Nature Careers Community, un lieu où les lecteurs de Nature peuvent partager leurs expériences professionnelles et leurs conseils. Les messages d'invité sont encouragés. Vous pouvez contacter l'éditeur à l'adresse naturecareerseditor@nature.com.
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